店舗資料をAI電話の回答力に変える

店舗資料をAI電話の回答知識に整理する手順

AI電話受付では、メニュー、店舗案内、サービス説明を資料から回答知識へ整理すれば、電話応対に正確に反映できます。私たちは、更新元となる資料をそのまま扱い、案内内容が担当者ごとに揺れない状態をつくることを重視します。

まず、店舗で使っている資料をアップロードし、AIが内容を項目ごとに整理します。たとえばメニューの提供内容、店舗への行き方、サービスの利用条件を分けておけば、「何時までですか」「どのサービスが対象ですか」といった質問に対応しやすくなります。BookMi AI Phoneのように、通話中の予約受付と記録まで行う仕組みでは、資料の表現を確認してから登録する手順が欠かせません。資料が古いままなら、回答も見直しが必要になるでしょう。

中国語・英語への翻訳で案内内容をそろえる

整理した回答知識は、AIで中国語・英語へ翻訳し、言語ごとに案内内容が食い違わないようにします。たとえば店舗への行き方、メニューの提供内容、サービスの利用条件を同じ原文から翻訳すれば、日本語では伝えている注意点が他言語で抜ける事態を抑えられます。

ただし、固有の言い回しや利用条件の解釈まで自動で確定するわけではありません。私たちは翻訳後に店舗側で表現を確認し、営業時間や対象条件など重要な項目を中国語・英語それぞれの回答知識として登録します。

回答できなかった質問から回答案を作成する

それでも、実際の通話では資料にない質問が出ます。AI電話受付で回答できなかった質問は、そのまま見過ごさず、質問の内容をもとに回答案として整理します。たとえば「当日の利用条件は何ですか」と聞かれた場合、既存のサービス説明と矛盾しない案を作り、店舗側が確認して回答知識に加えます。

もっとも、例外対応や料金に関わる判断を自動で確定してはいけません。確認が必要な質問として残し、担当者が利用条件を決めたうえで、次回以降の電話応対用に登録します。

日々の問い合わせで応対知識を継続的に整備する

こうして、日々の問い合わせは単なる履歴ではなく、応対知識を更新する材料になります。私たちは、回答済みの質問、確認が必要だった質問、資料と表現が異なった質問を分け、メニュー、店舗案内、サービス説明のどこを補うべきかを見直します。

たとえば営業時間の変更を尋ねる電話が続いたなら、店舗案内の該当箇所を更新し、日本語と中国語・英語の案内も合わせて確認します。問い合わせの量だけで更新を決める必要はありませんが、同じ質問が重なる項目は優先して整備すべきです。資料の更新、回答案の確認、知識への反映を繰り返すことが、正確なAI電話受付を維持する運用になります。例外は残るかもしれません。

BookMi AI Phone: https://phone.bookmi.ai/